El mundo se ha transformado y la nueva forma de abordar a los clientes es por medio de eventos virtuales.
Organizar un evento virtual trae consigo una serie de ventajas a nivel económico y también de alcance, ya que las diferentes plataformas nos permiten conectar con mayor número de personas a nivel mundial, a solo un clic de distancia.
Si tienes la tarea de hacer un evento corporativo, acostumbrado a realizar montajes de eventos siempre en un formato presencial, debes considerar qué cambia cuando te pasas a un evento con formato digital.
Al momento de tomar la decisión de realizar una conferencia, una master class, feria u otro tipo de evento virtual, debemos tener en cuenta los siguientes puntos para obtener los resultados esperados:
Público Objetivo: Define a quién va dirigido el evento. Eso te ayuda a precisar el enfoque y el programa que se desarrollará para cumplir el objetivo del evento.
Finalidad del evento: De acuerdo con la finalidad del evento así debe ser el mismo. Por ejemplo si queremos fidelizar clientes una buena idea es hacer una experiencia gastronómica que resulta una actividad que permite crear lazos con los clientes sin tener que hablar de los productos que vendemos.
Minuto a minuto: Es un documento que debes escribir en donde haces la planeación del evento virtual y escribes que va a pasar cada minuto del evento. Lo debes socializar con todos los participantes del evento y sirve de guía para el buen desarrollo del evento.
Prepararse para lo peor, esperando lo mejor: Hay que tomar todas las medidas de seguridad para que en caso de alguna contingencia podamos superarla rápidamente. Por ejemplo tener a la mano un computador adicional con la misma informacion que se estara presentando para que en caso de que el primero no funcione se pueda utilizar el computador de respaldo
Evento en vivo o evento grabado: Revisar cual de las opciones puede resultar mejor para el evento. Muchas veces tenemos charlas en donde no tienen interacción con los invitados, estas podrían ser grabadas con anterioridad y emitirlas en el momento que tengamos programado. La ventaja de hacer la grabación es que se pueden corregir los posibles errores antes de la emisión, luego se puede emitir como parte de un evento en vivo.
Rehearsal: Así el evento sea muy sencillo es importante siempre tener en cuenta hacer un ensayo general unos dias antes del evento. Este ensayo es como si fuera el mismo evento, pero sin los invitados presentes. Nos sirve para evidenciar los problemas que se pueden presentar durante el evento y corregirlos antes de tener invitados a bordo. En la medida en que no dejemos nada a la suerte de las circunstancias del evento este saldrá mejor y lucirá más profesional.
Aspectos técnicos: Contrata una empresa que tenga el personal técnico capacitado que pueda actuar de inmediato ante cualquier eventualidad. Considerar iluminación, sonido y hacer pruebas de las presentaciones, videos y conectividad son tan trascendentes como el contenido en sí. Los fondos apropiados, limpios y sin mucha distracción también aportarán valor al evento. Todos los detalles son importantes.
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